Kennen Sie das? Ein Mitarbeiter entdeckt ein neues SaaS-Tool, das ein Problem sofort löst, und beginnt, es zu nutzen. Was als pragmatische Lösung gedacht ist, kann für das Unternehmen schnell zu einem ernsthaften Risiko werden: Willkommen in der Welt der Schatten-IT.
Schatten-IT – also die Nutzung von nicht freigegebener Hard- und Software – ist weit verbreitet. Gerade bei Cloud-Diensten und SaaS-Anwendungen ist die Hürde für den Einsatz niedrig. Doch diese unkontrollierte Nutzung birgt erhebliche Gefahren für die Informationssicherheit und die Einhaltung der DSGVO.
Warum ist Schatten-IT so riskant?
Die Ursachen sind oft harmlos: Mitarbeiter wollen produktiv sein und suchen nach der besten Lösung für ihre Aufgaben. Das Problem entsteht, weil diese Tools ohne Beteiligung der IT-Sicherheit oder des Datenschutzes eingeführt werden. Personenbezogene Daten, Geschäftsgeheimnisse oder vertrauliche Informationen landen so in Systemen, bei denen zentrale Fragen unbeantwortet bleiben:
- Wo werden die Daten gespeichert?
- Gibt es ein funktionierendes Löschkonzept?
- Wer hat Zugriff auf die Daten?
Für ein Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) bedeutet dies den Verlust der Kontrolle über Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten. Weitere Risiken sind unkontrollierte Datenflüsse, die Sicherheitslücken erzeugen, und die Abhängigkeit von instabilen Anbietern, was die Verfügbarkeit gefährden kann. Nicht zuletzt können Verstöße gegen die DSGVO hohe Bußgelder und einen erheblichen Reputationsschaden nach sich ziehen.
Schritt 1: Transparenz schaffen – Die Schatten sichtbar machen
Der erste und wichtigste Schritt ist, herauszufinden, welche nicht freigegebenen Dienste überhaupt genutzt werden. Eine Bestandsaufnahme ist unerlässlich. Dabei können vorhandene Datenquellen helfen, wie zum Beispiel:
- Statistiken von Web-Gateways
- Abrechnungen kleinerer SaaS-Buchungen
Entscheidend ist hierbei die offene Kommunikation. Mitarbeiter sollten ermutigt werden, genutzte oder geplante Tools zu melden, ohne Sanktionen befürchten zu müssen. Eine einfache Risiko-Ampel kann helfen, die gemeldeten Dienste schnell zu bewerten:
- Grün: Sicher und konform (z.B. Auftragsverarbeitungsvertrag liegt vor, Speicherort ist bekannt).
- Gelb: Es gibt noch offene Fragen, die geklärt werden müssen.
- Rot: Klare Ausschlusskriterien sind erfüllt (z.B. keine Löschmöglichkeiten).
Diese Bewertung sollte direkt in das Risikomanagement des ISMS überführt werden.
Schritt 2: Schatten-IT ins ISMS integrieren
Ein ISMS nach ISO 27001 fordert, dass alle Risiken systematisch erfasst und behandelt werden. Identifizierte Schatten-Anwendungen müssen daher als Assets in das ISMS aufgenommen werden. Dabei werden Verantwortlichkeiten festgelegt und der Schutzbedarf bewertet. Je nachdem, ob personenbezogene Daten oder vertrauliche Dokumente verarbeitet werden, wird das Risiko eingestuft und ein entsprechender Behandlungsplan erstellt.
Schritt 3: Schlanke Prozesse statt Bürokratie
Governance darf nicht zu einem Produktivitätskiller werden. Ein schlanker und klar kommunizierter Freigabeprozess sorgt für die nötige Balance. Mitarbeiter müssen wissen, dass Software nur nach diesem Prozess genutzt werden darf.
Ein einfaches Self-Service-Formular kann die wichtigsten Informationen abfragen: Zweck des Tools, Datenarten und beteiligte Teams. Die anschließende Prüfung konzentriert sich auf wenige, aber entscheidende Fragen:
- Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
- Ist der Speicherort transparent?
- Unterstützt der Dienst Single Sign-On (SSO) oder Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)?
- Können Daten exportiert und gelöscht werden?
Freigegebene Dienste sollten in einem App-Katalog bereitgestellt werden, damit Teams schnell und sicher starten können.
Von der Grauzone zu klarer Governance
Wer Schatten-IT ernst nimmt, verwandelt unkontrollierte Grauzonen in abgesicherte und wertvolle Unternehmens-Assets. Ein pragmatischer Umgang mit dem Thema schützt nicht nur vor Datenschutzverstößen, Sicherheitslücken und finanziellen Schäden, sondern erhält auch die Produktivität der Mitarbeiter. Der richtige Umgang mit Schatten-IT ist damit kein Bremsklotz, sondern ein entscheidender Baustein für nachhaltige Informationssicherheit.
