Künstliche Intelligenz (KI) ist mehr als nur ein Schlagwort – sie entwickelt sich rasant zu einem unverzichtbaren Werkzeug im Kanzleialltag. Während viele Kanzleien bereits gelegentlich Tools wie ChatGPT nutzen, besteht oft Unsicherheit darüber, wie KI systematisch und sicher in die eigenen Prozesse integriert werden kann.
Eine Umfrage von tax-tech.de ergab, dass sich 77 Prozent der Befragten Unterstützung in Form von konkreten Anwendungsszenarien aus dem Kanzleialltag wünschen.
Gezielte KI-Trainings können hier die entscheidende Brücke bauen. Doch was genau können Sie von einer solchen Schulung erwarten und was sollten Sie beachten?
Die Grundlagen verstehen: Mehr als nur Prompts eingeben
Ein gutes KI-Training beginnt nicht mit komplexen Spezialanwendungen, sondern legt das Fundament für ein tiefes Verständnis der Technologie.
• Wie „denkt“ eine KI? Im Mittelpunkt steht oft ein Tool wie ChatGPT, da es einen idealen Ausgangspunkt bietet, um die Funktionsweise von Large Language Models (LLMs) zu verstehen.
Kanzleien lernen, wie diese Modelle auf Basis von Wahrscheinlichkeiten arbeiten und warum die Ergebnisse variieren können.
• Wann ist KI die richtige Lösung? Ein entscheidender Lerneffekt ist die Fähigkeit, realistisch einzuschätzen, für welche Probleme KI geeignet ist und wann klassische Programme die bessere Wahl sind.
Viele Anwender haben anfangs zu hohe Erwartungen und sind dann enttäuscht, wenn die KI nicht zur Problemstellung passt. Ein Training hilft, diese Ernüchterung zu vermeiden.
• Die Kunst des Promptens: Das Formulieren präziser Anweisungen („Prompts“) ist die Basis für alles Weitere. Das in der Schulung erworbene Wissen lässt sich auf nahezu alle anderen KI-Tools übertragen.
Vom Wissen zur Anwendung: Der Praxistransfer im Kanzleialltag
Der wahre Wert eines KI-Trainings zeigt sich in der praktischen Anwendung. Es geht darum, das gesamte Kanzleiteam auf einen einheitlichen Wissensstand zu bringen und die neuen Fähigkeiten direkt im Arbeitsalltag zu verankern.
• Individuelle Lösungen entwickeln: Ein effektives Coaching geht auf die spezifischen Arbeitsweisen und Herausforderungen Ihrer Kanzlei ein. In der Regel finden daher Erstgespräche statt, um den aktuellen Wissensstand zu ermitteln und die Schulungsinhalte anzupassen.
• Eigene Bots bauen: Ein besonders praxisnaher Ansatz ist das gemeinsame Erstellen von kleinen, spezialisierten Helfer-Bots (z. B. CustomGPTs). Diese können direkt im Anschluss an das Training genutzt werden und vereinfachen den Arbeitsalltag spürbar.
• Live-Anwendung und Support: Die gemeinsame Anwendung in der Gruppe ist essenziell, um Fragen direkt zu klären und technische Hürden zu überwinden. Oftmals treten erst in der Praxis unerwartete Probleme auf, die im persönlichen Austausch schnell gelöst werden können.
Wichtige Aspekte, die Kanzleien beachten sollten
1. KI ist Teamsache: Der Versuch, das Thema KI an eine einzelne Person zu delegieren, ist selten erfolgreich. Diese Person kann unmöglich neben dem Tagesgeschäft die gesamte Kanzlei abholen und für die nachhaltige Nutzung sorgen. Die Kanzleiführung muss hier mit gutem Beispiel vorangehen und bereit sein, mindestens einen ganzen Tag in ein grundlegendes Training zu investieren.
2. Mitarbeiter mitnehmen und Ängste abbauen: Viele Mitarbeiter sind verunsichert und befürchten, durch KI ersetzt zu werden. Ein gutes Training zeigt konkret die Zeitersparnis und den Mehrwert für die tägliche Arbeit auf. Wenn Mitarbeiter erkennen, dass KI sie unterstützt und nicht ersetzt, steigt die Akzeptanz im gesamten Team.
3. Datenschutz und Rechtssicherheit: Tools wie ChatGPT sind für viele Anwendungsfälle in der Steuerberatung ungeeignet, da Aspekte wie Datenschutz, Steuergeheimnis und Urheberrecht beachtet werden müssen. Eine qualifizierte Schulung klärt darüber auf, welche Anwendungsfälle rechtssicher umsetzbar sind und stellt alternative, branchenspezifische Lösungen vor, die diesen Anforderungen gerecht werden.
4. Die Investition in die Zukunft: KI-Trainings sind eine Investition, die sich auszahlt. Sie sind der erste Schritt, um aus der Überlastungsfalle auszubrechen, die laut Umfragen viele Kanzleien betrifft. Indem Sie sich und Ihrem Team die Zeit für eine fundierte Weiterbildung nehmen, schaffen Sie die Grundlage für effizientere und automatisierte Prozesse.
Fazit: Der erste Schritt zum Umdenken
Ein KI-Training ist mehr als nur eine technische Schulung – es ist der Anstoß für ein grundlegendes Umdenken. Mitarbeiter lernen, bei bestimmten Fragestellungen nicht mehr automatisch Google zu nutzen, sondern sich an ein KI-Modell zu wenden. Indem Sie die Kompetenzen in Ihrer Kanzlei systematisch aufbauen, stellen Sie sicher, dass Sie die Potenziale der Künstlichen Intelligenz nicht nur erkennen, sondern auch sicher und gewinnbringend für sich nutzen.
